在QuickBooks中,给可报销花费开发票(二)

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上几次的文章中,我们对billable time and expenses(计酬时间与花销)的概念,以及QuickBookspremier与enterprise在此功能上的优势。但无论使用哪个版本,要这种类型的发票时,页面都会弹出choosebillable time and costs的窗口。

很多人对此窗口感到不解,有些人会问,为什么我的计酬花费不在页面上呢?下面,我便对此页面的操作流程做出介绍。

1. 在窗口分为不同的页面,首先出现的是time。如果需要选择所有计酬时间,可以点击select all。系统给每笔entry的第一列打上了勾。若不需要其中一个,去掉勾就行了。 –

每个页面上方都写有此种类型交易的总计。窗口下方“Total billable time and costs”的数字是所有页面的总计。

2. 如果希望将所有计酬时间及花销在发票上打为一个项目,可以选择“print selected time and costsas one invoice item”。 –

如果后来发现选择错误,会比较麻烦。首先要在发票页面删除Total reimbursable expenses。在页面上方点击addtime/costs,重新选择想要的交易。

3. 点击expense页面,选择所有可以报销的花费,例如餐费,机票等。

Expense页面还有功能可以令你将报销费用提高(markup),例如电话费和油费。在“markupamount or %”一栏中,输入提高的具体金额或百分数。然后选择利润部分对应的收入账户。

如果花费应税,选择“selected expenses are taxable”。但是如果客人是免税(taxexempt)的。系统是不会计算税项的。

Memo栏目显示的是产生花费时,记录在bill, check,或creditcard charge上的memo。系统会自动将memo放在发票的description栏目上。在这个窗口无法修改,但可以稍后回到invoice页面进行修改。 info.

4. 点击mileage页面,选择可报销的里程数加入发票。

5. 在items页面,选择特别给客户或项目购买的产品。 info.

6. 当选择了所有可报销项目,点击OK。

如果发票满意无误,点击save& close;若不是,可以做任意修改,增加项目,更改金额等。

以上就是“choose billable time and costs”窗口的简要操作流程,有任何细节问题,大家可以打电话咨询我们。还有很多人问道,如果不同花费,需要增加的利润(markup)不同,如何操作呢?下次的文章中,我会为大家做出讲解。

想更多了解QuickBooks,Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416)219-8681 –

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