在QuickBooks中制作发票系列(三):选择发票模版

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在create invoices窗口的右上角,选择模版;模版决定了发票的内容以及布局。例如,公司可能会使用两种模版:一种用于打印在公司抬头纸,另一种用于电子传送。预先选择一个合适的模版可以避免将错误的发票打印在昂贵的纸张上。 QuickBooks可以记住上一次使用的模版。所以如果公司只使用一种模版,那么只用在第一张发票做出选择,之后都由软件代劳了。但是如果想要使用另一种模版,一定记得要预先做出正确的选择。 注意,模版与客户没有关联。如果给某一客户选择了一种模版,系统会自动给下一张发票选择相同模版,无论是哪个客户。 无论合适,你都可以转换模版。当选择了一个模版,create invoices窗口便会显示相应的内容及布局。如果你已经填充了数据,转换模版不会使数据丢失。但是,公司logo,字体,以及其他格式设置只有在打印会preview的时候才可以看见。 对于很多中小公司,QuickBooks现有的模版就绰绰有余了。可能在创建第一张发票时,根本不会去考虑模版问题;但当出到一张发票,而现有的模版满足不了需要,不用慌,QuickBooks有足够的创建好的模版可供选择。如果希望发票可能反映公司style即image,还可以创建自己的模版。 QuickBooks现有的模版,即从template下拉选项中可以看到的取决与你使用的软件版本,建议在填充数据之前,先查看一下不同模版的区别。下面,我对几种比较常使用的模版做出介绍: • Intuit Product Invoice:如果公司销售产品(及服务),此模版可以显现数量,产品编码,单价,总额,消费税,以及运输信息(包括运输时间,方式,及FOB)。 • Intuit Service Invoice:此模版没有运输信息,因为服务无需运输。内容有产品,描述,数量,单价,金额,税,以及订货号码。 • Intuit Professional Invoice: 与Intuit Service Invoice模版唯一差别是,没有订货号码,以及数量栏是在描述栏目之后。 • Progress Invoice:如果公司根据业务进度开发票,可以使用这个模版。内容包括了估价,预先费用,以及最新总额。这个模版只有在开启Progress invoicing功能后才可以看见。 • Fixed Fee Invoice: 这个模版没有数量即单价,只有总金额。内容包括日期,产品,描述,税,以及订货号码。 • Time & Expenses Invoice:如果你根据工作时间来开发票,这个模版绝对适用。它包括了小时栏目,每小时价格栏目,以及自动计算总额。(系统的attorney’s invoice与此模版一模一样,除了名称外) 注意:QuickBooks的packing slip(包装标签)不是一个发票模版。类似与一个没有价钱的发票,当发货时贴在包裹上,告诉客人包裹里有些什么。在使用时,打开相应的发票,点击print,选择packing slip,设置无误,再次点击打印,回到发票模版,点击save & close。 想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416)219-8681   

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