在QuickBooks中制作发票系列(四):其他页眉区域(上)

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一般来说,QuickBooks都可以自动填充绝大多数的页眉区域。但是,有一些区域或选项不一定出现在没张发票上(视乎与你的设定)。那么,下面我们便来看一下如何填充这些区域。 • Class类别 如果在系统设定中开启了class-tracking(由不同的方式来区分收入与花销,例如不同部门,不同分店等),在发票模版中就需要选择一个class。如果你开启了Class remainder(系统在未选定class时,自动提醒),QuickBooks会在你保存发票时,弹出一个对话框提醒你。当然,你也可以不选择任何class。不过如果公司一直有Class-tracking的tradition,那么为了class-based report数据准确,最好还是在每笔交易中都选择一个class。例如,您在一个合伙人公司,又不同合伙人来区分收入。如果保存了一张发票,却没有选择合伙人,会直接导致paycheck数目不准确与合伙人间的争议。 • 日期 QuickBooks默认会填充当日日期。如果您的公司确实使用出发票当日日期,那么,就无需看以下段落了。然而很多服务类公司都是按时同意出发票,很多是每个月的月末。如果你一次性做很多张发票,并且日期相同,那么可以通过更改QuickBooks preferences来修改(我们日后会更多提及)。 • 发票号 当制作第一张发票时,输入你希望的初始号码。例如,如果你不希望让客人知道这是你第一张发票,可以输入245。之后的发票,号码会递增:246,247,…。 • Bill To 如果公司习惯邮寄发票,那么这个区域就十分重要了。当客户档案中有其邮寄地址,那么QuickBooks会自动填充。如果公司是电子邮寄发票,那么这个区域就无关重要了。 • Ship To 服务行业不需要运输地址。但是如果销售的是产品,则需要一个运输地址将货物寄客户。QuickBooks的Intuit Product Invoice模版带有ship to区域。 • P.O.号码 P.O.即purchase order。如果公司曾向此客人发过订货单,可以将订货单号码填写在此区域中。 下次,我们会继续涉及到页眉区域,包括Terms, Rep, Ship, Via, F.O.B.。希望对大家有所帮助。 想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416)219-8681

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