在工作中使用 Word 的技巧与秘诀

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大多数人并不会使用软件应用程序中内置的所有功能。我们为您推荐我们认为最有用,而且经常使用的那些功能。

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下面是我在工作中使用的文字处理软件 Microsoft Word 的五项功能,它节省了时间和金钱。请认真阅读,并看看对您是否有所帮助。

1. 创建和设计公司的信头、模板和其他文档

每个企业都需要正式的信头。您不必去花钱买它。如果您需要设计,可以在 Microsoft Word 中创建并保存为模板,供以后反复使用。

信头不必太复杂;就像公司名称、地址和电话号码那样简单就行了。Word 提供了大量的不同字体,并且您也可以修改字号。

您可能要在信头上增添艺术作品。您可以扫描徽标并在信头中使用。或者还有其他选择。

微软保留了大量的免费剪贴画集锦。例如,如果您要添加一朵花,Microsoft 有 1,000 多种设计。剪贴画集锦只有注册的 Word 用户才能使用。您可以在 Microsoft Office 的剪贴画图库中找到。

微软 还为信函、标签和表单提供了免费的模板。它们位于模板库中(尽管一些模板需要其他软件程序的支持,但是大多数模板可以在 Word 中运行。例如,项目管理模板需要 Microsoft Project 2000 或更高版本的配合。) –

2. 将同样的信函同时发给许多人,而不需分别发送。

有时,您需要向所有的客户发送广告,或者您要向所有的员工宣布一项变动,这可能看起来是一项艰巨的任务,但是不必恐慌。Word 的邮件合并功能将事情变得很简单。

Word 使用表格中的一列名称和地址。表格可以在 Word、Access(Microsoft 的一种数据库程序)甚至是 Microsoft Outlook? 中创建。所有这些都属于 Microsoft Office。

很显然,这特别适用于计划的构建。您可能需要数据库,Access 是一种更好的数据库管理工具。但是,它的学习难度比将 Excel(也是 Microsoft Office 的一部分)要难得多。我将使用 Excel 举例说明,但是还会有更多的选择。

从信函开始说起介绍。同一封信要发给每个人,在您写信时,为收件人的地址和名称留出空间。 加国华人网上家园 –

在设置 Excel 时,很显然需要人员的姓名和地址。您还需要称呼字段。如果 Rocky Jones 是其中一位收件人,可能要加上称呼“尊敬的 Rocky”。如果您与 Rocky Jones 博士的关系很正式,称呼可能是“尊敬的 Jones 博士”。因此,称呼栏中的名称将是“Rocky”或“Jones 博士”。

下一步,打开信函。单击“工具” > “信函和邮件” > “邮件合并向导”。根据向导的说明操作。如果通讯簿和问候语链接没有适当地插入信息,请使用“更多项目”。 –

除了信函之外,您还可以使用邮件合并功能加上信封和标签的地址。它让生活变得更加简单。 加国华人网上家园 –

3. 在文档中添加水印,让每一个人都知道这是草稿。

如果您要将计划书分发给员工,不想让员工误以为这是终稿。避免出现这种情况的一种好的方法就是使用“草稿”、“机密”、“样本”或其他您喜欢的任何字样的水印。

在文档中可以清楚地看到水印,但是不会损害文档的清晰度。您甚至可以建立各种颜色的水印。

您还可以使用照片作为水印。假设您开了一间花店,您可以在打印的任何稿件上使用花的图片或照片。很酷吧?

要使用水印,单击“格式” > “背景” > “水印”。进行选择并单击“确定”。如果您要经常使用水印,请创建模板(请参阅上面的第 1 点)。

记住冷色与暖色之间有一根细线条。如果由于水印的影响,人们必须很费劲才能看清文档,他们可能不再往下看。确保您选择了“半透明”或“冲蚀”。

4. 留意别人对文档所做的修改

在销售计划或另一份文档回到您手上时,有时很难看出其他人做了哪些修改。Word 有一个简单的方法告诉您别人做的修改。

下面是 Word 2002 的说明:首先,打开最新的 Word 文档,单击“工具” > “比较和合并文档”。找到原始的 Word 文档。单击以高亮度显示文档。在右下角,单击下拉框,然后选择“合并到当前文档”。

如果是 Word 97 和 Word 2000:单击“工具”。进入“修订”。单击“比较文档”。找到原始的 Word 文档并单击,以便高亮度显示文档。单击“打开”。

有时,编写文档很费神,以致想不起来要做什么。回头看看以前的版本可能会有所帮助。

在 Word 中这很容易做到。单击“文件” > “版本”。选择“关闭时自动保存版本”。每次您关闭文档,都会保存文档。

在您要看旧版本时,按照同样的菜单路径。所有的版本都会列在框中,最近的版本列在最前面。高亮度显示所需的版本并单击“打开”。

您可以取消选择“关闭时自动保存版本”复选框,关闭这种“版本控制”功能。或者,您可以删除单个版本。只需高亮度显示要删除的版本,并单击“删除”。

想更多了解Microsoft办公软件使用的朋友们,请致电:(416)219-8681

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